Как отразить в путевом листе приобретение топлива свыше объема топливного бака?

Добрый день!
Помогите, пожалуйста, разобраться в следующей ситуации.
У нас в ООО имеется несколько личных автомобилей сотрудников, сданных нашей организации в аренду без экипажа.
Сотрудники используют автомобили в служебных целях. Ведутся самостоятельно разработанные путевые листы на месяц (мы не транспортная организация), с указанием всех основных реквизитов. Конкретно интересует движение горючего в баке.
Дело в том, что я всегда слежу за тем, чтобы при заправке топливом на АЗС, у сотрудника не в путевых листах не было заправлено больше, чем вмещает топливный бак его машины.
Но вот недавно получила данные, что сотрудник заправил 105 литров. При том, что его бак на 60 л. Две заправки подряд: на 55 литров и на 50 литров.
55 литров он заправил в машину, при то что на подъезде к заправке у него оставалось в баке 5 литров. А вот следующие 50 литров в бак уже никак не затолкать. На вопрос, что это, сотрудник сказал, что заправка была произведена в канистру. Ибо сейчас морозы, пробки, до заправки можно просто не успеть доехать, топливо всегда должно быть при себе про запас, так как у них объекты разбросаны довольно на далёких расстояниях.
Всё это теоретически объяснимо, и трату 50 литров из канистры он позднее обоснует в своих путевых листах, когда заправится из неё при необходимости. Но мне это дело как оформить: как в путевом листе обозначить залив в канистру этих 50 литров; нужна ли объяснительная записка или ещё какие-то документы; как в последующем эти 50 литров воткнуть в новый путевой лист, если он будет расходовать их в следующем месяце?
Есть хоть какие-то мнения на этот счет?
Спасибо всем огромное!